MAŁOPOLSKI OŚRODEK DORADZTWA ROLNICZEGO
z siedzibą w Karniowicach

Z roku na rok w gospodarstwie rolnym przybywa dokumentów – często mamy z tego powodu sporo kłopotów zwłaszcza, gdy szybko musimy znaleźć jakiś dokument. Jak gromadzić tą dokumentację, aby była nam przydatna jak również urzędom i osobom, które sprawdzają nasze gospodarstwo.

Gospodarstwo rolne jest przedsiębiorstwem, które powinno posiadać własną dokumentację. Różnorodność działań w gospodarstwie powoduje, że dokumentacja będzie również bardzo urozmaicona. Często to zagadnienie budzi wiele dyskusji, ale większość rolników, którzy korzystają z dotacji jest zmuszona do prowadzenia właściwej dokumentacji w gospodarstwie.

Każda własność a w szczególności gospodarstwo rolne, powinno gromadzić dokumentację, którą przekażemy kiedyś swoim następcom. Dobrze prowadzona dokumentacja to właściwe przygotowanie do zawodu i prowadzenia gospodarstwa przez nasze dzieci.

Poszczególne dokumenty nie ulegną zniszczeniu i będą łatwo dostępne, gdy umieścimy je w skoroszytach i zgromadzimy w odpowiednich segregatorach.

W segregatorach powinny znaleźć się następujące dokumenty;

I teczka - Własność gospodarstwa

prawo własności gospodarstwa

wypis z księgi wieczystej

wypis z rejestru gruntów

mapa gospodarstwa + kopie tej mapy

umowy dzierżawy i użyczenia

mapa glebowa gospodarstwa

analiza gleby w gospodarstwie

Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy.

Mapa gospodarstwa informuje nas o położeniu geograficznym i przebiegu granic oraz właścicieli, którzy sąsiadują z naszym gospodarstwem. Mapa ta zawiera również informacje dotyczące rodzajów i klasy gruntów, rzeźby terenu, oraz rozmieszczeniu dróg, potoków, lasów, zadrzewień i budynków.

Mapa z zaznaczonymi granicami gospodarstwa powinna być oprawiona i powieszona w widocznym miejscu. Oryginał mapy oznaczony jest czerwonymi pieczęciami.

Mapa glebowa jest to mapa gruntów z oznaczeniem rodzaju i kwasowości gleby oraz zawartości składników mineralnych.

Plan sytuacyjny przedstawia podział terenu na poszczególne pola, uwzględniając ich wielkość.

II teczka powinna zawierać - Dotacje obszarowe

pismo z nadaniem numeru gospodarstwa

kopie wniosków o przyznanie płatności bezpośrednich do gruntów rolnych lub o przyznanie płatności z tytułu wsparcia działalności rolniczej na obszarach o niekorzystnych warunkach gospodarowania

pisma, które otrzymujemy z ARiMR / Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

protokoły z kontroli gospodarstwa przez ARiMR

decyzje o przyznaniu płatności

Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy

III teczka- Chów zwierząt - w niej powinniśmy gromadzić takie dokumenty jak;

nadanie numeru siedziby stada

rejestr chowu bydła / owiec, trzody chlewnej /

paszporty

druki urodzeń, przemieszczeń i padnięć

zapisy krycia zwierząt, inseminacji

zgłoszenie do Głównego Inspektora Weterynarii o spełnieniu wymogów produkcji pasz w gospodarstwie

IV teczka to dokumenty dotyczące sprzedaży mleka:

przyznanie kwoty mlecznej

rozliczenia kwoty bezpośredniej

faktury za mleko

zaświadczenie o spełnieniu minimalnych wymagań higieny pozyskiwania mleka /certyfikat obory/

książeczka zdrowia

analizy wody

V teczka to dokumenty sprzedaży:

sprzedaż żywca

sprzedaż produkcji roślinnej

Gospodarstwa, które starały się o dodatkowe dotacje powinny prowadzić w oddzielnych teczkach dokumenty dotyczące:

dotacji niskotowarowych / ksero wniosku, ksero planu, decyzje z ARiMR /

dotacje „Dostosowania do standardów”

dotacje do Programów Rolnośrodowiskowych np.;

dla gospodarstw ekologicznych;

dotacje dotyczące agroturystyki

dotacje dotyczące modernizacji gospodarstw

Dokumentacja dotycząca Programów Rolnosrodowiskowych powinna zawierać;

I segregator będzie zawierał:

ksero wniosków o przyznanie płatności z tytułu realizacji przedsięwzięć rolnośrodowiskowych i poprawy dobrostanu zwierząt

decyzję o przyznaniu płatności

protokoły z kontroli przez ARiMR

pisma dotyczące tych wniosków

ksero zgłoszenia działalności w rolnictwie ekologicznym do WIJHARS

II segregator powinien zawierać:

zgłoszenie do jednostki certyfikującej

protokoły z corocznej certyfikacji

wszystkie pisma przesyłane przez jednostkę certyfikującą

pisma dotyczące dotacji do kontroli

dokumenty, które są wymagane przez jednostkę certyfikującą

rejestr działań rolno środowiskowych dotyczących rolnictwa ekologicznego - bardzo ważny!!!

III segregator będzie zawierał Plan Rolnośrodowiskowy

-oraz Rejestr Działań Rolnośrodowiskowych

Dokumenty dotyczące ubezpieczeń;

skoroszyt z opłatami KRUS

ubezpieczenie zabudowań

ubezpieczenie samochodów i ciągników

ubezpieczenie zwierząt i upraw

Oprócz tych dokumentów należy prowadzić;

Książkę historii pól, w której wpisujemy gatunki, odmiany uprawianych roślin, wielkość i rodzaj zastosowanego nawożenia, rodzaje wykonywanych upraw, wielkość zebranych plonów, przebieg wegetacji.

Książkę rachunkowości w gospodarstwie rolnym

Książkę przychodów i rozchodów gospodarstwa domowego

Obowiązkowo książki rachunkowości muszą prowadzić rolnicy korzystający z kredytu na utworzenie i urządzenie gospodarstwa przez młodych rolników /do40-tego roku życia/.

Dokumentacja dotycząca budynków mieszkalnych, obory, stodoły, garażu, która musi być w naszym gospodarstwie - sporządzamy ją w zeszycie 100 kartkowym, w którym wpisujemy daty i koszty budowy, remontów, modernizacji. Oprócz tego podręcznego zeszytu w osobnych teczkach przechowujemy projekty budynków, zezwolenia budowlane i wszystkie dokumenty dotyczące zabudowań.

Drugi zeszyt będzie dotyczył maszyn i sprzętu mechanizacyjnego – wpisujemy daty zakupu, okresy gwarancji, napraw, sprzedaży

Nazbierało się nam trochę tych dokumentów w związku, z czym musimy dla nich znaleźć odpowiednie miejsce, czyli szafkę, biurko lub półkę nie dostępną dla dzieci. Swoje biuro dobrze jest wyposażyć w dziurkacz, zszywacz, spinacze, zszywki, 2 długopisy, 2 ołówki, gumkę do mazania, linijkę, papier kancelaryjny, koperty.

Wszystko to ma służyć lepszej organizacji pracy w momencie wypełniania wniosków, kontroli, pisania odwołań i pism do urzędów.

Systematyczne gromadzenie informacji o przebiegu procesów produkcji, wynikach uzyskanych na poszczególnych polach, wynikach wydajności zwierząt, nakładach inwestycyjnych, eksploatacji sprzętu rolniczego itp., jest podstawą do podejmowania uzasadnionych ekonomicznie decyzji.

mgr inż. Jadwiga Kuciakowska