Z roku na rok w gospodarstwie rolnym przybywa dokumentów – często mamy z tego powodu sporo kłopotów zwłaszcza, gdy szybko musimy znaleźć jakiś dokument. Jak gromadzić tą dokumentację, aby była nam przydatna jak również urzędom i osobom, które sprawdzają nasze gospodarstwo.
Gospodarstwo rolne jest przedsiębiorstwem, które powinno posiadać własną dokumentację. Różnorodność działań w gospodarstwie powoduje, że dokumentacja będzie również bardzo urozmaicona. Często to zagadnienie budzi wiele dyskusji, ale większość rolników, którzy korzystają z dotacji jest zmuszona do prowadzenia właściwej dokumentacji w gospodarstwie.
Każda własność a w szczególności gospodarstwo rolne, powinno gromadzić dokumentację, którą przekażemy kiedyś swoim następcom. Dobrze prowadzona dokumentacja to właściwe przygotowanie do zawodu i prowadzenia gospodarstwa przez nasze dzieci.
Poszczególne dokumenty nie ulegną zniszczeniu i będą łatwo dostępne, gdy umieścimy je w skoroszytach i zgromadzimy w odpowiednich segregatorach.
W segregatorach powinny znaleźć się następujące dokumenty;
I teczka - Własność gospodarstwa
prawo własności gospodarstwa
wypis z księgi wieczystej
wypis z rejestru gruntów
mapa gospodarstwa + kopie tej mapy
umowy dzierżawy i użyczenia
mapa glebowa gospodarstwa
analiza gleby w gospodarstwie
Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy.
Mapa gospodarstwa informuje nas o położeniu geograficznym i przebiegu granic oraz właścicieli, którzy sąsiadują z naszym gospodarstwem. Mapa ta zawiera również informacje dotyczące rodzajów i klasy gruntów, rzeźby terenu, oraz rozmieszczeniu dróg, potoków, lasów, zadrzewień i budynków.
Mapa z zaznaczonymi granicami gospodarstwa powinna być oprawiona i powieszona w widocznym miejscu. Oryginał mapy oznaczony jest czerwonymi pieczęciami.
Mapa glebowa jest to mapa gruntów z oznaczeniem rodzaju i kwasowości gleby oraz zawartości składników mineralnych.
Plan sytuacyjny przedstawia podział terenu na poszczególne pola, uwzględniając ich wielkość.
II teczka powinna zawierać - Dotacje obszarowe
pismo z nadaniem numeru gospodarstwa
kopie wniosków o przyznanie płatności bezpośrednich do gruntów rolnych lub o przyznanie płatności z tytułu wsparcia działalności rolniczej na obszarach o niekorzystnych warunkach gospodarowania
pisma, które otrzymujemy z ARiMR / Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
protokoły z kontroli gospodarstwa przez ARiMR
decyzje o przyznaniu płatności
Na zewnętrznej stronie teczki umieszczamy wyżej wymienione napisy
III teczka- Chów zwierząt - w niej powinniśmy gromadzić takie dokumenty jak;
nadanie numeru siedziby stada
rejestr chowu bydła / owiec, trzody chlewnej /
paszporty
druki urodzeń, przemieszczeń i padnięć
zapisy krycia zwierząt, inseminacji
zgłoszenie do Głównego Inspektora Weterynarii o spełnieniu wymogów produkcji pasz w gospodarstwie
IV teczka to dokumenty dotyczące sprzedaży mleka:
przyznanie kwoty mlecznej
rozliczenia kwoty bezpośredniej
faktury za mleko
zaświadczenie o spełnieniu minimalnych wymagań higieny pozyskiwania mleka /certyfikat obory/
książeczka zdrowia
analizy wody
V teczka to dokumenty sprzedaży:
sprzedaż żywca
sprzedaż produkcji roślinnej
Gospodarstwa, które starały się o dodatkowe dotacje powinny prowadzić w oddzielnych teczkach dokumenty dotyczące:
dotacji niskotowarowych / ksero wniosku, ksero planu, decyzje z ARiMR /
dotacje „Dostosowania do standardów”
dotacje do Programów Rolnośrodowiskowych np.;
dla gospodarstw ekologicznych;
dotacje dotyczące agroturystyki
dotacje dotyczące modernizacji gospodarstw
Dokumentacja dotycząca Programów Rolnosrodowiskowych powinna zawierać;
I segregator będzie zawierał:
ksero wniosków o przyznanie płatności z tytułu realizacji przedsięwzięć rolnośrodowiskowych i poprawy dobrostanu zwierząt
decyzję o przyznaniu płatności
protokoły z kontroli przez ARiMR
pisma dotyczące tych wniosków
ksero zgłoszenia działalności w rolnictwie ekologicznym do WIJHARS
II segregator powinien zawierać:
zgłoszenie do jednostki certyfikującej
protokoły z corocznej certyfikacji
wszystkie pisma przesyłane przez jednostkę certyfikującą
pisma dotyczące dotacji do kontroli
dokumenty, które są wymagane przez jednostkę certyfikującą
rejestr działań rolno środowiskowych dotyczących rolnictwa ekologicznego - bardzo ważny!!!
III segregator będzie zawierał Plan Rolnośrodowiskowy
-oraz Rejestr Działań Rolnośrodowiskowych
Dokumenty dotyczące ubezpieczeń;
skoroszyt z opłatami KRUS
ubezpieczenie zabudowań
ubezpieczenie samochodów i ciągników
ubezpieczenie zwierząt i upraw
Oprócz tych dokumentów należy prowadzić;
Książkę historii pól, w której wpisujemy gatunki, odmiany uprawianych roślin, wielkość i rodzaj zastosowanego nawożenia, rodzaje wykonywanych upraw, wielkość zebranych plonów, przebieg wegetacji.
Książkę rachunkowości w gospodarstwie rolnym
Książkę przychodów i rozchodów gospodarstwa domowego
Obowiązkowo książki rachunkowości muszą prowadzić rolnicy korzystający z kredytu na utworzenie i urządzenie gospodarstwa przez młodych rolników /do40-tego roku życia/.
Dokumentacja dotycząca budynków mieszkalnych, obory, stodoły, garażu, która musi być w naszym gospodarstwie - sporządzamy ją w zeszycie 100 kartkowym, w którym wpisujemy daty i koszty budowy, remontów, modernizacji. Oprócz tego podręcznego zeszytu w osobnych teczkach przechowujemy projekty budynków, zezwolenia budowlane i wszystkie dokumenty dotyczące zabudowań.
Drugi zeszyt będzie dotyczył maszyn i sprzętu mechanizacyjnego – wpisujemy daty zakupu, okresy gwarancji, napraw, sprzedaży
Nazbierało się nam trochę tych dokumentów w związku, z czym musimy dla nich znaleźć odpowiednie miejsce, czyli szafkę, biurko lub półkę nie dostępną dla dzieci. Swoje biuro dobrze jest wyposażyć w dziurkacz, zszywacz, spinacze, zszywki, 2 długopisy, 2 ołówki, gumkę do mazania, linijkę, papier kancelaryjny, koperty.
Wszystko to ma służyć lepszej organizacji pracy w momencie wypełniania wniosków, kontroli, pisania odwołań i pism do urzędów.
Systematyczne gromadzenie informacji o przebiegu procesów produkcji, wynikach uzyskanych na poszczególnych polach, wynikach wydajności zwierząt, nakładach inwestycyjnych, eksploatacji sprzętu rolniczego itp., jest podstawą do podejmowania uzasadnionych ekonomicznie decyzji.
mgr inż. Jadwiga Kuciakowska